ठूला कम्पनीका सीइओ कसरी गर्छन् समयको व्यवस्थापन ? पढ्नुहोस् चाखलाग्दो रिपोर्ट

काठमाण्डौ । पिन्टरेस्टमा जागिर खान यदि तपाईले इञ्जिनियरिङ विभाग प्रमुख ली फानलाई अन्तर्वार्ता दिनुपर्ने भयो भने तपाईले शुक्रबारको प्रतिक्षा गर्नैपर्ने हुन्छ । फानले कुन दिन कोसँग बैठक गर्ने भन्ने कुरा पहिलादेखि नै तय भइसकेको हुन्छ । सोमबार उनले ठूला समूहसँग छलफल गर्छिन् ।

 

मंगलबार व्यक्तिगत भेटघाट गर्छिन भने बुुधबार र बिहीबार अचानक आएका अनुरोधलाई स्वीकार गरी भेटघाट गर्ने र मासिक बैठकका लागि तय हुन्छ ।

 

यसरी हप्ताको पाँचै दिनको उनको कार्यक्रम पहिला नै तय भएको हुन्छ । हरेक दिन हुने क्रियाकलाप पहिला नै निश्चित भएकाले प्रत्येक दिन के गर्ने वा कसो गर्ने भन्ने द्विविधा उनमा हुँदैन ।

 

फानका लागि कार्यनीति निकै महत्वपूर्ण विषय पनि हो । निकै टाइट समय तथा डेडलाइनको दवाबको बाबजुद उनी आफ्ना मातहतमा काम गर्ने ४ सय ५० सफ्टवेयर इञ्जिनियरका लागि सर्वसुलभ हुन चाहन्छिन् र यसका लागि उनी निकै मेहेनत पनि गर्छिन् ।

 

उनले लगातार दर्जनौ परियोजनाको प्रगतिको बिषयमा जानकारी राख्नुपर्ने हुन्छ र साथमा आफ्नो इनपुट पनि दिनुपर्ने हुन्छ । यहीकारण उनी हरेक दिन अलग–अलग खालका बैठकका लागि समय निकाल्छिन् । यस्तै, महिनामा एकपटक आफ्ना कर्मचारीका लागि खुल्ला बैठक राख्छिन्, जहाँ जुनसुकै स्टाफले मनमा लागेको कुरा खुलस्त भन्न पाउँछ ।

 

आफ्नो कार्यव्यस्तताको बिषयमा उनी भन्छिन्–‘म कहिल्यै पनि यति धेरै व्यस्त देखाउन चाहन्न, ताकि मानिसलाई नलागोस् कि म उत्पादन, बिजिनेश तथा कम्पनीको विकासको बिषयमा कुरा गर्ने मसँग फूर्सद छैन ।’

क्यालेण्डरको प्रयोग गर्नुहोस्
आफ्नो दैनिक कामकाजलाई चुस्तदुुरुस्त राख्नका लागि रणनीति बनाएर काम गर्नेमा फान मात्र एक्ली सीइओ होइनन् । विश्वका अत्यधिक व्यस्त मानिसका लागि सही ढंगले हरेक दिनको योजना बनाउनुु र त्यसलाई सफल कार्यान्वयन गर्नु त्यति नै महत्वपूर्ण हुन्छ, जति महत्व उनीहरुले आफ्नो कामलाई दिन्छन् ।

 

किनभने राम्रो रणनीति बनाएर त्यसको सफल कार्यान्वयन नगरेसम्म उत्कृष्ट प्रदर्शन निकाल्न सकिन्न, जसका कारण प्रगति भनेजस्तो आउदैन । यसकारण समयलाई बुुझेर बनाइएको योजना पूरा गर्दै अगाडि बढियो भने मात्र हामी पनि अगाडि बढ्नसक्छौ र हामी आबद्ध कम्पनीलाई पनि अगाडि बढाउन सक्छौ ।

 

यस्तै, स्क्वायर स्पेसका सीइओ एन्थनी केसेलेनाको कोशिश हुन्छ कि उनको आधा दिन खालि होस् ताकि त्यो समयका लागि पहिला नै कुनै काम निर्धारण भइसकेको नहोस् । किनभने अचानक तय भएको बैठक तथा कामले हरेक दिन बाँकी रहेका काम प्रभावित हुनसक्छन् ।

 

व्यवस्थित ढंगले काम गर्न केसेलेना कलर कोडेड गुुगल क्यालेण्डरको प्रयोग गर्छन् । उनले आफूले आफैंलाई कामको बिषयमा रिमाइण्डर समेत पठाइरहन्छन् । यसरी उनले आफूलाई अनलाइन क्यालेण्डरमा सामेल गराउँछन् । र, यो शैली उनी अफिसको कामका लागि मात्र गर्दैनन्, आफ्नो घरायसी जिम्मेवारीलाई पनि यसैगरी योजना बनाएर पूरा गर्छन् ।

 

कतिपय मानिसहरु कामको बीचमा आउने व्यवधानबाट बच्नका लागि न कोहीसँग कुरा गर्छन्, न त आफ्नो मेलबक्स नै जाँच गर्छन् । उनीहरुको मेल बक्स भरिँदै जान्छ, यहीकारण अत्यावश्यक मेलमा समेत उनीहरुको ध्यान जाँदैन ।

 

तर, केसेलेना दुुई बैठक वा दुुई कामको बीच थोरै फुर्सद पाउनेबित्तिकै आफ्नो इमेल चेक गर्छन् र दिनको अन्तमा इनबक्स खालि गर्न पनि भूल्दैनन् । कुनै पनि महत्वपूर्ण मेल उनको नजरबाट छुट्दैन, सबै एक–एक जाँच गर्न भ्याउँछन् ।

 

उनी भन्छन्–‘यो हिसाबले म आफ्नो दिनभरको कार्यक्रमलाई राम्रो ढंगले व्यवस्थित गर्न पाउँछु।’

उनी मेल धेरै थुप्रिन दिंदैनन्, मेल पाएलगत्तै त्यसको उत्तर दिन्छन् वा अनावश्यक मेल समेत लगत्तै डिलिट गर्न भ्याइसक्छन् । आवश्यक मेलहरु आफ्नो जिमेल एपमा सेभ गर्छन् । यो हिसाबले उनले कुनै सहायक बिना नै निकै राम्रो ढंगले आफ्नो समयको व्यवस्थापन गरिरहेका छन् ।

 

गेस्ट टुु गेस्ट तथा होम एक्सचेञ्ज ट्राभल साइट्सका मुख्य कार्यकारी अधिकारी इमानुुएल अर्नाडले आफ्नो पेरिसस्थित कार्यालयदेखि क्यालिफोर्निया तथा क्रोएशियाको टिमसँग तालमेल राख्नुपर्ने हुन्छ ।

 

यसकारण उनले अलग–अलग टाइमजोनको हिसाबले काम गर्नुपर्ने हुन्छ । उनका तीन साना बच्चाहरु प्नि छन् । त्यसकारण उनीहरुकै कारण अबेर रातिसम्म अफिसमा बस्नुु संभव हुन्न ।

 

यहीकारण उनले लञ्च ब्रेक तथा अफिस आउने र जाने समयमा समेत फोनबाटै कतिपय काम गरिसकेका हुन्छन् ।

 

आफ्ना लागि समय निकाल्नूू
सार्वजनिक यातायातमा उनको कुराकानीबाट अरुलाई डिस्टर्ब नहोस् भनेर उनी साइकलबाटै अफिस आवतजावत गर्छन् । उनले कार्यस्थलमै आफ्नो समयको अधिकतम उपयोगका लागि लञ्च तथा अन्य ब्रेकको समयमा व्यक्तिगत बैठक तथा फोनमा कन्फ्रेन्स गरिरहेका हुन्छन् ।

 

यहीकारण उनी घरमा न अफिसको फोन उठाउँछन्, न अफिसको काम गर्छन न त इमेलको कुनै जवाफ नै दिन्छन् । उनी घरमा त्यस्तो प्रोजेक्टको मात्र काम गर्छन जुन निकै जरुरी छ, जस्तै बोर्ड सदस्यका लागि प्रस्तुतीको तयारी गर्नु ।

 

ई–हार्मनीका सीइओ ग्रान्ट लेगस्टनले लगातार बैठकहरुमा भाग लिनुुपर्ने हुन्छ । उनी अन्तरमुखी स्वभावका छन्, त्यही भएर यो काम उनका लागि निकै तनावपूर्ण पनि हुनसक्छ । तर, आफैंलाई प्रेरित गर्नका लागि उनी हरेक बिहान केही समय आफूसँग मात्र बिताउँछन् र दिनको समयमा समेत बैठकपछि केही समय आफूलाई एकान्तमा लगेर बसाउँछन् ।

 

उनी भन्छन्–‘म कलम र कागज लिएर बस्छुु, चिजहरुको बिषयमा सोचिरहन्छु।’ ग्रान्टले आफ्नो यो एकान्तपनको दौरान कामलाई पूर्ण ध्यानमा राख्छन् । तर, कोहीसँग पनि कुरा चाहि गर्दैनन् । यस्तो बेलामा उनी कि त केही सोच्छन् वा केही पढ्ने गर्छन् ।

 

उनले यो तरिका सीइओ बनेपछि अपनाएका हुन् । उनी भन्छन्–‘फेरि काममा जुट्नका लागि आफैंलाई यो समय दिन निकै आवश्यक हुँदो रहेछ ।’

यसरी विभिन्न तरिका अपनाएर निकै व्यस्त मानिसहरु आफ्नो जिम्मेवारी उत्कृष्ट ढंगले निर्वाह गर्छन् ।

 

सायद यस्तै शैली अपनाएर हामीले समेत हाम्रा कामहरुलाई व्यवस्थित ढंगले गर्न सक्छौ  र आफ्ना लागि समेत धेरथोर समय निकाल्न सक्छौ ।

 

प्रतिक्रिया दिनुहोस

Your email address will not be published. Required fields are marked *